Dokumen Transaksi

Mengelola dokumen transaksi

1.       Pengertian

Untuk mengamankan keuangan perusahaan, juga untuk menghindari terjadinya korupsi dan manipulasi, maka wajib dalam perusahaan maupun instansi non komersih lainnya agar membuat BUKTI untuk setiap peristwa atau kejadian yang bersifat keuangan atau yang mempunyai nilai uang. Bukti atas transaksi atau peristiwa tersebut disebut DOKUMEN TRANSAKSI.

Dokumen adalah lembaran yang mempunyai nilai yang dapat digunakan sebagai bukti suatu kejadian atau peristiwa.

Transaksi adalah kejadian atau peristiwa yang dapat menimbulkan aksi dan reaksi

Jadi DOKUMEN TRANSAKSI adalah lembaran atau kertas yang berharga yang mempunyai nilai yang dapat digunakan sebagai bukti suatu peristiwa atau kejadian yang dapat menimbulkan aksi dan reaksi.

dalam kegiatan dunia usaha dan dunia industry, kita mengenal 2 macam transaksi yaitu :

a.       TRANSAKSI FINANCIAL yaitu transaksi yang bersifat keungan, artinya peristiwa atau kejadian yang dapat menyebabkan adanya perubahan terhadap keuangan pihak-pihak yang berkaitan dengan peristiwa tersebut.

contoh :

-          Peristiwa membeli atau menjual barang

-          Peristiwa membayar utang

b.      TRANSAKSI NON FINANCIAL yaitu transaksi yang tidak bersifat keuangan, artinya peristiwa atau kejadian yang tidak mengakibatkan perubahan posisi keuangan pihak-pihak yang berkaitan dengan peristiwa tersebut

Contoh :

-          Menerima surat penawaran

-          Mengirimkan surat balasan kepada pelanggan

Untuk selanjutnya sesuai dengan progam keahlian yang kita tekuni, maka kita hanya akan membahas tentang transaksi financial atau transaksi yang bersifat keuangan

2.       MACAM-MACAM DOKUMEN TRANSAKSI

Macam-macam dokumen transaksi keuangan yang sering terjadi dalam dunia usaha dan dunia industri diantaranya :

a.       Kwitansi

b.      Faktur

c.       Nota kontan

d.      Nota debet

e.      Nota kredit

f.        Cek

g.       Bilyet giro

h.      Bon / bukti memorial

Dokumen-dokumen diatas pada umumnya dibuat antara pihak perusahaan dengan pihak ekstern, dan untuk mempermudah pekerjaan akuntansi maka perusahaan dapat membuat bukti-bukti yang bersifat intern, diantaranya :

-          Bukti kas masuk (BKM)

-          Bukti Kas Keluar  (BKK)

Selanjutnya kita akan membahas tentang dokumen-dokumen transaksi ini satu persatu.

A.      Kwitansi

·      Bukti terjadinya penerimaan atau pengeluaran uang

·      Kwitansi dibuat oleh pihak yang menerima uang

·      Kwitansi ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang

·      Kwitansi terdiri dari 2 bagian yaitu bagian yang asli dan bagian salinan / pertinggal

·      Bagian yang asli diberikan atau dipegang oleh pihak yang mengeluarkan yang sedangkan salinan atau pertinggal akan dipegang atau disimpan oleh pihak yang menerima uang.

B.      FAKTUR

·      Bukti terjadinya jual beli barang secara kredit

·      Faktur dibuat oleh penjual

·      Faktur dibuat minimal 2 rangkarp (boleh lebih sesuai kebutuhan perusahaan)

·      Lembar yang asli diberikan kepada pihak pembeli sedangkan lembar yang kedua atau salinan dipegang / disimpan oleh pihak penjual

·      Lembar faktur yang dipegang pembeli disebut faktur pembelian sedangkan lembar faktur yang dipegang penjual disebut faktur penjualan

·      Ciri-ciri faktur pembelian :

o   Kop (judul kepala) lembar faktur bertuliskan nama perusahaan penjual

o   Lembarannya adalah lembaran yang asli

o   Faktur ditujukan kepada pembeli (nama kita sebagai pembeli  pemegang lembar asli)

·         Ciri-ciri faktur penjualan :

o   Kop (judul kepala) lembar bertuliskan nama perusahaan penjual (nama kita sebagai penjual / pemegang lembar salinan / copy)

o   Lembarannya adalah lembar salinan / copy

o   Faktur ditujukan kepada pembeli (orang lain / pelanggan kita

·         Contoh bentuk faktur (ini contoh yang sederhana, perusahaan dapat membuat sesuai dengan keinginan dan kebutuhan.

C.      NOTA KONTAN

Nota kontan adalah bukti transaksi pembelian / penjualan tunai seperti halnya faktur, nota kontan dibuat sekurang-kurangnya dalam dua rangkap.

D.      NOTA DEBET

Nota deber adalah

E.       NOTA KREDIT

Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan barang yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak / kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan.

F.       CEK

Cek adalah surat perintah kepada Bank untuk mencairkan uang kepada si pembawa cek atau kepada orang yang namanya tercantum pada cek tersebut.

G.     BILYET GIRO

H.      BON / BUKTI MEMORIAL

Bon atau bukti memorial merupakan bukti transaksi intern dalam bentuk memo dari pejabat dalam perusahaan kepada bagian akuntansi, untuk mencatat suatu peristiwa atau keadaan yang sifatnya intern. Biasanya terjadi pada akhir periode seperti memo untuk mencatat adanya gaji pegawai yang masih harus dibayar, adanya pekerjaan jasa yang telah selesai namun belum diserahkan kepada pemesanan, penyusutan aktiva, dan transaksi intern lainnya.

JENIS-JENIS PERUSAHAAN :

1.       Perusahaan jasa

2.       Perusahaan dagang

3.       Perusahaan industri (manufaktur)

Modal atau kepemilikkannya :

1.       Perusahaan perseorangan

2.       Perusahaan yang dimiliki secara gabungan (CV) atau Firma (Fa)

3.       Perusahaan yang modalnya berupa saham (PT) Perseroan terbatas.